Handleiding voor vrijwilligers

Een sportclub kan niet overleven zonder de inzet van kwalitatieve vrijwilligers.  Onze club telt op dit moment een 40-tal vrijwilligers, waarvan de meesten actief zijn als afgevaardigde van één van onze teams. Daarnaast helpen onze vrijwilligers ook een handje bij de organisatie van sportieve en extra-sportieve activiteiten (tornooien, eetfestijnen, stages, …)

Onze club wil werk maken van een  correct en aangenaam klimaat waar vrijwilligers zich goed voelen. In dit document lijsten we de belangrijkste elementen uit ons vrijwilligersbeleid op. We baseren ons hiervoor grotendeels op Goed gekend, een brochure van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk over over de rechten en plichten in het vrijwilligerswerk.

Definitie vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk is een activiteit die onbetaald uitgevoerd wordt door een vrijwilliger binnen een organisatie zonder winstoogmerk. Spelende leden van onze club zijn geen vrijwilligers, bestuursleden en losse medewerkers wel.

Onze club betaalt vrijwilligers geen vergoeding. Eens je betaald wordt, ben je wettelijk gezien geen vrijwilliger meer.  Uiteraard betalen we wel kosten verbonden aan het vrijwilligerswerk terug (bv. de inschrijving voor een EHBO-cursus, …)

Onze club kiest zelf voor de terugbetaling van reële kosten op basis van bewezen kosten. 

Over de terugbetaling van kosten worden vooraf duidelijke afspraken gemaakt. Iedere medewerker moet vooraf weten of een bepaalde kost wel of niet terugbetaalbaar is. Terugbetaling kan enkel indien er betalingsbewijzen of kastickets worden voorgelegd.

Ook over de eventuele terugbetaling van verplaatsingen in functie van de club moeten vooraf duidelijke afspraken gemaakt worden.  

Rechten en plichten

Een vrijwilliger kiest er uiteraard zelf voor om vrijwilligerswerk te doen, maar dit is uiteraard niet vrijblijvend. Wie zich engageert, heeft een aantal rechten en plichten. 

Als club houden we er aan om onze vrijwilligers te briefen over onze missie en doelstellingen. Het spreekt voor zich dat vrijwilligers de de missie, de doelstellingen en de waarden van Jong Sint-Gillis onderschrijven. Onze club kan op elk moment de samenwerking met een vrijwilliger die onze doelstelling in het gedrang brengt beëindigen. 

Vrijwilligers hebben volgende rechten

  • Terugbetaling van de afgesproken onkosten die voortvloeien uit het vrijwilligerswerk. 
  • Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand die geldig is tijdens de uitoefening van het vrijwilligerswerk en die minstens voldoet aan de wet. 
  • Duidelijke informatie over het statuut van de vrijwilliger in OKRA. 
  • Ondersteuning van het vrijwilligerswerk via onder meer introductie, begeleiding, vorming…
  • Inspraak en medezeggenschap voor de beleidsvrijwilligers (bestuursleden). 
  • Degelijke werkvoorwaarden zoals werkmateriaal, locatie, werksfeer, waardering… 

Aansprakelijkheid en verzekeringen 

De wet legt de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de vrijwilliger tijdens de uitvoering van de werkzaamheden bij de organisatie. Dit betekent dat onze club de schade aan derden, veroorzaakt door de vrijwilliger, zal vergoeden. Uitzonderingen op deze regel zijn: de vrijwilliger die een grove fout maakt, die bedrog pleegt of herhaaldelijk een lichte fout maakt. 

De wet zegt niets over de strafrechtelijke aansprakelijkheid: deze kan niet verzekerd of overgenomen worden door de organisatie. Wie als vrijwilliger een overtreding op het strafwetboek begaat, zal hiervoor individueel aansprakelijk gesteld worden. 

Als club zorgen we voor een  verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor onze vrijwilligers. 

Informatieplicht

Vrijwilligers hebben uiteraard ook het recht om op de hoogte te blijven over het reilen en zeilen binnen de club en nieuwe ideeën aan te dragen. Daarom organiseren we enkele keren per jaar een vrijwilligersvergadering. Deze vergadering wordt geleid door de vrijwilligersverantwoordelijke, in aanwezigheid van minstens 2 personen die het bestuur van de club vertegenwoordigen.

Daarnaast is het er ook een Facebook- en Whatsappgroep om te vrijwilligers op de hoogte te houden. 

Positief vrijwilligersklimaat

Onze club maakt werk van een positieve sfeer voor vrijwilligers (bestuursleden en medewerkers). We streven naar een klimaat waarin inspraak en medezeggenschap voor vrijwilligers vanzelfsprekend zijn en waarin nieuwe medewerkers goed onthaald worden.

Naast het verlenen van inspraak aan onze medewerkers, organiseren we ook minstens één keer per jaar een initiatief om de sfeer in de vrijwilligersploeg te stimuleren. Dit kan bv. een bedankingsmomentje zijn tijdens de week van de vrijwilligers, maar evengoed een heuse teambuildingactiviteit voor bv. de afgevaardigden.

Als club schatten we het werk van vrijwilligers naar waarde. We zetten hen dan ook een aantal keren per jaar formeel en informeel in de kijker. 

Aanwerving vrijwilligers

  • Onze vrijwilligersverantwoordelijke Rik Van Keer vult de werkroosters in voor de evenementen en activiteiten.
  • In de aanloop naar elke activiteit proberen we ook nieuwe vrijwilligers te werven. Dit kan formeel (bv. oproepje via e-mail), maar evengoed informeel (ouder aanspreken voor of na de wedstrijd van zoon of dochter)
  • Nieuwe vrijwilligers worden door Rik gebriefd over hun rechten en plichten.
  • Nieuwe vrijwilligers worden toegevoegd aan de specifieke informatiekanalen en ontvangen bij de eerste activiteit waarop ze helpen hun t-shirt of polo.